為便于(yu)(yu)網上(shang)指導兼職檔(dang)案(an)(an)員進行(xing)文件歸(gui)檔(dang)和(he)檔(dang)案(an)(an)立卷工(gong)作，特制定(ding)本規范。從突出重點、減少重復(fu)、便于(yu)(yu)操作出發，將高校(xiao)檔(dang)案(an)(an)實體分類法(fa)中的(de)有關類別進行(xing)了(le)合并說明，此方(fang)法(fa)僅(jin)適用于(yu)(yu)對(dui)各職能(neng)部門的(de)業務指導，不影響學校(xiao)檔(dang)案(an)(an)工(gong)作管(guan)理規范的(de)正常(chang)實施。

　　一、總則

　　1.凡是學校(xiao)在教(jiao)學、科研、管理等各項活動中(zhong)形成的、辦理完畢、具有保(bao)存價值的各種(zhong)紙(zhi)質材(cai)料及(ji)其它載體(ti)的聲像制品、實物等均屬(shu)學校(xiao)檔(dang)案。

　　2.學(xue)校檔案必須集中統(tong)一管理，確(que)保完整、系統(tong)、準確(que)和安全，便于開發利用。

　　3.嚴(yan)格實行部門(men)立卷歸(gui)檔制度，各二級部門(men)應配備(bei)兼職檔案員，統(tong)一管理本部門(men)的(de)文件(jian)材(cai)料，并按期向學校檔案館移交。

　　4.學校檔案的歸檔工作(zuo)應實(shi)行“三納(na)入”，即納(na)入各二級管(guan)理(li)部門的計劃、規劃，納(na)入管(guan)理(li)制度，納(na)入管(guan)理(li)人員的職責范圍；做到“四同步(bu)”管(guan)理(li)，即布置、檢查、總(zong)結、驗收各項工作(zuo)的同時要布置、檢查、總(zong)結、驗收部門檔案工作(zuo)。

　　二、歸檔范圍

　　1.確定歸檔范圍的原則：歸檔的材料必須(xu)對學校工作(zuo)具有(you)長遠的參考作(zuo)用(yong)、憑證作(zuo)用(yong)和研究價值；必須(xu)反映各(ge)職(zhi)能(neng)活動(dong)的重要過程，保證完整(zheng)、準確、系統(tong)；必須(xu)遵循自(zi)然(ran)形(xing)成規律，保持彼此間的有(you)機(ji)聯系。

　　2.歸(gui)檔的主要(yao)內容：具體范(fan)(fan)圍見“各職能(neng)部門歸(gui)檔范(fan)(fan)圍及保(bao)管(guan)期限”。

　　3.歸檔的重(zhong)點(dian)：上級針(zhen)對本(ben)(ben)校的指令(ling)性(xing)、指導性(xing)文(wen)件；本(ben)(ben)校形成的全(quan)局性(xing)、綜合性(xing)文(wen)件材料；學(xue)(xue)校黨(dang)政文(wen)件；校際(ji)合同(tong)(tong)、協議(yi)（包括外事(shi)）；教學(xue)(xue)各層次(ci)、環節中產生的不同(tong)(tong)載體的材料；科研項(xiang)目研究(jiu)原始數據、鑒定及獲獎；經濟實體業務往來合同(tong)(tong)、產品(pin)全(quan)套設計、工藝圖紙(zhi)、關(guan)鍵(jian)性(xing)的材料；學(xue)(xue)校總平面圖、基建(jian)(jian)項(xiang)目審批及勘查，特別(bie)是建(jian)(jian)筑用(yong)料數據及全(quan)套竣工圖、變更(geng)圖；儀器設備(bei)項(xiang)目（特別(bie)是價值(zhi)10萬元以上的）的全(quan)套隨機使用(yong)說明、圖樣；出(chu)版(ban)物本(ben)(ben)身(shen)；重(zhong)大(da)涉外和國際(ji)合作項(xiang)目，留學(xue)(xue)生工作活動中形成的不同(tong)(tong)載體的文(wen)件材料；會計活動中各個階(jie)段形成的不同(tong)(tong)類(lei)型的具有長期保存價值(zhi)的文(wen)件材料；學(xue)(xue)校重(zhong)大(da)活動中形成的聲像制品(pin)、實物檔案(an)等。

　　三(san)、整理程序及方法

　　1.檢查。

　　檢(jian)查(cha)案(an)卷(juan)的(de)(de)文(wen)件成份，文(wen)件是否收(shou)集齊全完整，同時檢(jian)查(cha)有無不需歸(gui)檔的(de)(de)文(wen)件材料(liao)；檢(jian)查(cha)案(an)卷(juan)文(wen)件的(de)(de)聯系(xi)，糾正(zheng)案(an)卷(juan)之(zhi)間文(wen)件歸(gui)類不統一(yi)(yi)、相互混淆、重(zhong)復(fu)或(huo)拆散文(wen)件聯系(xi)的(de)(de)現象；檢(jian)查(cha)案(an)卷(juan)文(wen)件的(de)(de)保(bao)存(cun)價(jia)值，各案(an)卷(juan)中文(wen)件保(bao)存(cun)價(jia)值是否有差異，各部分之(zhi)間是否大(da)體一(yi)(yi)致。

　　檢查文件材(cai)料有無(wu)字跡模(mo)糊及圓珠筆(bi)、鉛筆(bi)、純蘭墨水(shui)書(shu)寫等情況，發現問題應(ying)當及時(shi)進行返(fan)工、復制；破損的(de)文件應(ying)予修整；不同尺寸的(de)文件材(cai)料要折疊為(wei)統(tong)一幅面（A4），以便于檔案的(de)利用和保管。

　　2.整理。

　　⑴按件整理

　　隨著檔案管理信息和程度的(de)提高，高校檔案一般以每份文(wen)件(jian)為(wei)(wei)整理單位，文(wen)件(jian)正(zheng)(zheng)本與定稿(gao)為(wei)(wei)1件(jian)，正(zheng)(zheng)文(wen)與附件(jian)為(wei)(wei)1件(jian)，原件(jian)與復制件(jian)為(wei)(wei)1件(jian)，轉(zhuan)發(fa)文(wen)與被(bei)轉(zhuan)發(fa)文(wen)為(wei)(wei)1件(jian)，報表、名冊、圖(tu)冊等一冊（本）為(wei)(wei)1件(jian)，來文(wen)與復文(wen)可為(wei)(wei)1件(jian)。每件(jian)排列順序為(wei)(wei)批復、批示在(zai)(zai)(zai)前，請示、報告在(zai)(zai)(zai)后(hou)；正(zheng)(zheng)件(jian)在(zai)(zai)(zai)前，附件(jian)在(zai)(zai)(zai)后(hou)；正(zheng)(zheng)本在(zai)(zai)(zai)前，發(fa)文(wen)單在(zai)(zai)(zai)后(hou)；轉(zhuan)發(fa)件(jian)在(zai)(zai)(zai)前，被(bei)轉(zhuan)發(fa)件(jian)在(zai)(zai)(zai)后(hou)。

　　一般文(wen)(wen)(wen)件歸(gui)(gui)入其形成年度。跨(kua)(kua)年度的規劃(hua)和計劃(hua)歸(gui)(gui)入文(wen)(wen)(wen)件內容(rong)(rong)針對(dui)的第(di)一個年度；跨(kua)(kua)年度的總(zong)結、報(bao)告歸(gui)(gui)入文(wen)(wen)(wen)件內容(rong)(rong)針對(dui)的最后一個年度；跨(kua)(kua)年度的請(qing)示(shi)與批復，一般歸(gui)(gui)入批復年度；法規性文(wen)(wen)(wen)件歸(gui)(gui)入公布或批準執行年度；按學(xue)年處理(li)的文(wen)(wen)(wen)件歸(gui)(gui)入專門年度。

　　⑵按卷整理

　　各類檔案中全校性會議、項目（審計、非訴訟(song)案件、基建、產品、科研、設備(bei)）、畢業生學籍檔案、學報等材(cai)料仍然采取按(an)卷整理(li)的方式。

　　一(yi)般案(an)卷歸(gui)(gui)入(ru)其(qi)最終形成年度。會議(yi)材料按會議(yi)的屆次組(zu)合(he)，一(yi)會一(yi)卷或一(yi)會數(shu)卷；跨年度的會議(yi)文件，一(yi)般歸(gui)(gui)入(ru)會議(yi)開幕(mu)的年度；項目(mu)材料不論過程長(chang)短，均歸(gui)(gui)入(ru)審結、購置、竣工年度；畢業生學籍(ji)檔案(an)歸(gui)(gui)入(ru)畢業年度。

　　3.排列。

　　歸檔文件中同年(nian)度的學校黨(dang)委（或行政）制發的文件自(zi)成(cheng)一(yi)類，先按(an)照保管期(qi)限分成(cheng)永久和定期(qi)兩(liang)類，再分別按(an)形(xing)成(cheng)時間排(pai)序；各(ge)職能部門形(xing)成(cheng)的文件，則根據內容的重要程度確(que)定保管期(qi)限后，先永久后定期(qi)參(can)考形(xing)成(cheng)時間流(liu)水排(pai)序。

　　案(an)卷則根據文件的數(shu)量，一(yi)般(ban)每(mei)卷不超過200頁。對同一(yi)問題(ti)文件數(shu)量多的，宜(yi)酌情分卷；非訴訟材(cai)料(liao)案(an)件結論性(xing)材(cai)料(liao)在前(qian)，依據性(xing)材(cai)料(liao)在后(hou)，按(an)立案(an)問題(ti)或人頭組(zu)合，可以(yi)一(yi)案(an)（人）一(yi)卷或一(yi)案(an)（人）數(shu)卷；其(qi)它材(cai)料(liao)按(an)文件重要程(cheng)度或形(xing)成時間順序(xu)排列(lie)；學籍檔(dang)案(an)中(zhong)登記表(biao)、成績表(biao)以(yi)班(ban)為整理單位，成績單以(yi)專業為單位按(an)學期排列(lie)組(zu)卷。

　　四、數據錄入

　　將(jiang)文件的(de)(de)有關信(xin)息錄(lu)入(ru)檔(dang)(dang)案管理系(xi)統,是檔(dang)(dang)案整理階(jie)段的(de)(de)重要組成部分(fen)，其質量直接影響檔(dang)(dang)案的(de)(de)檢(jian)索和(he)利用(yong)，檔(dang)(dang)案信(xin)息管理系(xi)統的(de)(de)使(shi)用(yong)詳見《檔(dang)(dang)案管理系(xi)統使(shi)用(yong)指(zhi)南》。

　　聲像和實物(wu)檔案由交接雙(shuang)方(fang)共同觀察有無缺(que)損、質量(liang)問題(ti)，符合條件(jian)的則隨時登陸錄入(ru)相關數據，輸出移交目錄雙(shuang)方(fang)審(shen)核簽(qian)章，檔案進館。

　　五、裝訂

　　凡歸檔(dang)的文(wen)件(jian)(jian)(jian)(jian)材料(liao)，均應去掉文(wen)件(jian)(jian)(jian)(jian)材料(liao)原裝訂金屬物（鐵）。按(an)件(jian)(jian)(jian)(jian)整理的歸檔(dang)文(wen)件(jian)(jian)(jian)(jian)，原則上30頁以下(xia)(xia)的用漿糊裱糊成冊，超(chao)過30頁的需用鋼釘裝訂；按(an)卷(juan)整理的檔(dang)案，將卷(juan)內目錄放在首(shou)頁，卷(juan)內文(wen)件(jian)(jian)(jian)(jian)要求盡量(liang)齊左齊下(xia)(xia)，采(cai)用“三孔一線”裝訂方(fang)式，打結置于(yu)文(wen)件(jian)(jian)(jian)(jian)材料(liao)最(zui)后一頁背面。裱糊或裝訂后不壓(ya)字，不漏頁，做(zuo)到美觀、大(da)方(fang)。

　　一、總則

　　1.凡是學校(xiao)(xiao)在教(jiao)學、科研(yan)、管理等各(ge)項活動中形成(cheng)的、辦理完(wan)畢、具(ju)有保存價值(zhi)的各(ge)種紙質材(cai)料及(ji)其它載體的聲像制(zhi)品、實物(wu)等均屬(shu)學校(xiao)(xiao)檔案。

　　2.學校檔案必須集中統一管理，確(que)保完整、系統、準確(que)和(he)安全，便于開發利用(yong)。

　　3.嚴格(ge)實行部門(men)立卷歸檔(dang)制(zhi)度，各二級部門(men)應配備兼職檔(dang)案員，統一管理(li)本部門(men)的(de)文件(jian)材料，并按期(qi)向(xiang)學(xue)校檔(dang)案館移交。

　　4.學校檔(dang)案的歸檔(dang)工(gong)作應實行“三納入”，即納入各二級管(guan)(guan)理(li)(li)部門的計(ji)劃、規劃，納入管(guan)(guan)理(li)(li)制度，納入管(guan)(guan)理(li)(li)人(ren)員(yuan)的職責范圍；做到“四(si)同步”管(guan)(guan)理(li)(li)，即布(bu)(bu)置、檢(jian)查(cha)、總(zong)結、驗收各項工(gong)作的同時要布(bu)(bu)置、檢(jian)查(cha)、總(zong)結、驗收部門檔(dang)案工(gong)作。

　　二、歸檔范圍

　　1.確定歸檔(dang)范圍的原則(ze)：歸檔(dang)的材(cai)料必(bi)(bi)須(xu)對學校工作具有長遠的參(can)考作用、憑證作用和研究價(jia)值(zhi)；必(bi)(bi)須(xu)反映各職能活動的重要過程，保(bao)證完整、準確、系統；必(bi)(bi)須(xu)遵循(xun)自然(ran)形成規律，保(bao)持彼(bi)此(ci)間的有機聯系。

　　2.歸(gui)檔的主要內容：具體范圍見“各職能部門歸(gui)檔范圍及保(bao)管期限(xian)”。

　　3.歸檔的(de)(de)重(zhong)點：上(shang)級針(zhen)對本(ben)校的(de)(de)指令性、指導性文(wen)件(jian)；本(ben)校形(xing)成的(de)(de)全局性、綜合性文(wen)件(jian)材(cai)料(liao)；學校黨政文(wen)件(jian)；校際合同(tong)、協議（包括外(wai)事）；教學各(ge)層次、環節中(zhong)(zhong)產生(sheng)的(de)(de)不(bu)同(tong)載(zai)體(ti)的(de)(de)材(cai)料(liao)；科研項目(mu)研究原始(shi)數據(ju)、鑒定(ding)及獲獎(jiang)；經濟(ji)實(shi)體(ti)業務往(wang)來(lai)合同(tong)、產品全套(tao)設計(ji)(ji)、工藝(yi)圖(tu)紙、關(guan)鍵性的(de)(de)材(cai)料(liao)；學校總平面圖(tu)、基(ji)建項目(mu)審批及勘(kan)查，特別(bie)是建筑用料(liao)數據(ju)及全套(tao)竣工圖(tu)、變更(geng)圖(tu)；儀器設備項目(mu)（特別(bie)是價值(zhi)10萬(wan)元以上(shang)的(de)(de)）的(de)(de)全套(tao)隨機使用說明、圖(tu)樣；出版物本(ben)身(shen)；重(zhong)大涉外(wai)和(he)國際合作(zuo)項目(mu)，留學生(sheng)工作(zuo)活(huo)動(dong)中(zhong)(zhong)形(xing)成的(de)(de)不(bu)同(tong)載(zai)體(ti)的(de)(de)文(wen)件(jian)材(cai)料(liao)；會計(ji)(ji)活(huo)動(dong)中(zhong)(zhong)各(ge)個階段形(xing)成的(de)(de)不(bu)同(tong)類型(xing)的(de)(de)具有長期保存價值(zhi)的(de)(de)文(wen)件(jian)材(cai)料(liao)；學校重(zhong)大活(huo)動(dong)中(zhong)(zhong)形(xing)成的(de)(de)聲(sheng)像制(zhi)品、實(shi)物檔案等(deng)。