一(yi)、檔(dang)(dang)案(an)管理工(gong)作流程——立卷歸檔(dang)(dang)檔(dang)(dang)案(an)室(shi)將文件材料收集(ji)整理分類(lei)——錄入機讀目錄——將完畢——整理裝訂檔(dang)(dang)案(an)——制作檢索工(gong)具——檔(dang)(dang)案(an)入庫(ku)——分類(lei)上架。

　　二(er)、檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)管(guan)(guan)理工作流程——借閱(yue)(yue)(yue)1、本(ben)單位人(ren)員借閱(yue)(yue)(yue)檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)由本(ben)人(ren)提出(chu)書(shu)面申請(qing)——辦公(gong)室(shi)主任(ren)(ren)審核(he)——主管(guan)(guan)領(ling)導(dao)(dao)簽字批準(zhun)——檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)室(shi)負(fu)責查找有(you)關檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)——借閱(yue)(yue)(yue)人(ren)填(tian)寫(xie)(xie)(xie)借閱(yue)(yue)(yue)檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)登記薄——借閱(yue)(yue)(yue)人(ren)填(tian)寫(xie)(xie)(xie)檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)利用效果登記表——檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)室(shi)填(tian)寫(xie)(xie)(xie)歸(gui)還日期(qi)。2、外單位人(ren)員查閱(yue)(yue)(yue)檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)查閱(yue)(yue)(yue)人(ren)持單位介紹(shao)信(xin)到(dao)單位檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)室(shi)申請(qing)借閱(yue)(yue)(yue)檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)審批單——辦公(gong)室(shi)主任(ren)(ren)審核(he)——主管(guan)(guan)領(ling)導(dao)(dao)簽字批準(zhun)——檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)室(shi)負(fu)責查找——查閱(yue)(yue)(yue)人(ren)填(tian)寫(xie)(xie)(xie)借閱(yue)(yue)(yue)檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)登記薄——查閱(yue)(yue)(yue)人(ren)填(tian)寫(xie)(xie)(xie)檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)利用效果登記表——檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)室(shi)填(tian)寫(xie)(xie)(xie)歸(gui)還日期(qi)。

　　檔案整理工作的基本流(liu)程

　　三、檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)管理(li)工作流程——收(shou)集(ji)(ji)、交(jiao)接、整(zheng)理(li)、統計工作1、立(li)(li)卷(juan)(juan)部門(men)兼職檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)員(yuan)(yuan)（資料(liao)(liao)(liao)員(yuan)(yuan)）根(gen)據(ju)單位(wei)(wei)制(zhi)(zhi)定(ding)(ding)的(de)(de)檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)歸(gui)檔(dang)(dang)(dang)(dang)范(fan)圍，平時(shi)做好文(wen)件材(cai)(cai)料(liao)(liao)(liao)的(de)(de)形成、收(shou)集(ji)(ji)、保(bao)存，確保(bao)歸(gui)檔(dang)(dang)(dang)(dang)文(wen)件材(cai)(cai)料(liao)(liao)(liao)完整(zheng)2、兼職檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)員(yuan)(yuan)（資料(liao)(liao)(liao)員(yuan)(yuan)）根(gen)據(ju)不同各類文(wen)件材(cai)(cai)料(liao)(liao)(liao)的(de)(de)特點，按規定(ding)(ding)的(de)(de)案(an)(an)卷(juan)(juan)類目(mu)(mu)歸(gui)卷(juan)(juan)3、次(ci)(ci)(ci)年初，兼職檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)員(yuan)(yuan)（資料(liao)(liao)(liao)員(yuan)(yuan)）對(dui)收(shou)集(ji)(ji)、積累(lei)的(de)(de)文(wen)件材(cai)(cai)料(liao)(liao)(liao)進(jin)行整(zheng)理(li)（初步立(li)(li)卷(juan)(juan)）4、三月上旬檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)室對(dui)各部門(men)初步立(li)(li)卷(juan)(juan)的(de)(de)文(wen)件材(cai)(cai)料(liao)(liao)(liao)進(jin)行檢(jian)查、指(zhi)導(dao)5、兼職檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)員(yuan)(yuan)（資料(liao)(liao)(liao)員(yuan)(yuan)）按立(li)(li)卷(juan)(juan)要求立(li)(li)卷(juan)(juan)6、兼職檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)員(yuan)(yuan)（資料(liao)(liao)(liao)員(yuan)(yuan)）填寫移交(jiao)清單，并向單位(wei)(wei)檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)室移交(jiao)檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)7、檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)室對(dui)案(an)(an)卷(juan)(juan)進(jin)行分(fen)類、整(zheng)理(li)8、編制(zhi)(zhi)檔(dang)(dang)(dang)(dang)號9、編制(zhi)(zhi)案(an)(an)卷(juan)(juan)目(mu)(mu)錄等各種檢(jian)索工具10、入庫11、做好檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)的(de)(de)統計、保(bao)安12、開展檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)的(de)(de)利(li)用(yong)13、進(jin)行文(wen)件匯編，對(dui)檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)信息(xi)進(jin)行二次(ci)(ci)(ci)、三次(ci)(ci)(ci)加工

　　四、檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)管(guan)理(li)工作流程——鑒(jian)定(ding)銷(xiao)毀檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)銷(xiao)毀提(ti)出申請——辦(ban)公(gong)室(shi)主(zhu)任(ren)審核(he)——主(zhu)管(guan)領導(dao)簽字批(pi)(pi)準(zhun)——檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)鑒(jian)定(ding)小(xiao)組(zu)（由主(zhu)管(guan)領導(dao)、辦(ban)公(gong)室(shi)主(zhu)任(ren)、檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)管(guan)理(li)人(ren)員(yuan)及相(xiang)關部門業(ye)(ye)務(wu)人(ren)員(yuan)共同(tong)組(zu)成(cheng)）進行鑒(jian)定(ding)——檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)管(guan)理(li)人(ren)員(yuan)及相(xiang)關部門業(ye)(ye)務(wu)人(ren)員(yuan)逐項照冊(ce)登記——辦(ban)公(gong)室(shi)主(zhu)任(ren)簽字批(pi)(pi)準(zhun)——主(zhu)管(guan)領導(dao)裁簽字批(pi)(pi)準(zhun)——一把手簽字批(pi)(pi)準(zhun)——檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)室(shi)及相(xiang)關部門到指定(ding)地點(dian)2人(ren)以上監銷(xiao)——檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)室(shi)及相(xiang)關部門辦(ban)理(li)銷(xiao)毀清冊(ce)——檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)室(shi)歸檔(dang)(dang)。

　　檔案整理，就是按照文件材料的形成規律，根據科學的理論和方法，把檔案整理成便于保管和利用的有序體系的業務活動。《機關檔案管理規定》（以下簡稱《規定》）提出了檔案整理的基本原則，即“遵循文件材料的形成規律，保持文件材料之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用”。按照上述原則，檔案整理的基本流程包括：確定檔案整理單位、揭示檔案之間(jian)的(de)內在聯系(xi)、確定檔案先后次序(xu)、為檔案提供(gong)唯一標識符(fu)、編制(zhi)檢索(suo)工具，也就(jiu)是(shi)組件(jian)（卷）、分類、排列、編號與編目等五(wu)個(ge)步驟(zou)。

　　檔案整理工(gong)作的(de)基本流程

　　01組件（卷）

　　檔案整(zheng)(zheng)理(li)的第一步，就是要確(que)定檔案的基本整(zheng)(zheng)理(li)單位(wei)，即組件(jian)或組卷(juan)，以此明確(que)件(jian)（卷(juan)）的構(gou)成以及(ji)件(jian)（卷(juan)）內的排序。

　　在(zai)(zai)(zai)(zai)件(jian)的構成(cheng)中，對(dui)于照片、錄(lu)(lu)音、錄(lu)(lu)像、實(shi)物檔案，一張照片、一盒錄(lu)(lu)音、一盤錄(lu)(lu)像、一件(jian)實(shi)物即為(wei)一件(jian)。文(wen)(wen)(wen)書檔案件(jian)的構成(cheng)要復雜一些，收(shou)文(wen)(wen)(wen)一般(ban)(ban)包(bao)括文(wen)(wen)(wen)件(jian)處(chu)理單、文(wen)(wen)(wen)件(jian)正(zheng)本(ben)，發(fa)(fa)文(wen)(wen)(wen)一般(ban)(ban)包(bao)括文(wen)(wen)(wen)件(jian)正(zheng)本(ben)、發(fa)(fa)文(wen)(wen)(wen)稿(gao)紙、定(ding)稿(gao)、重要文(wen)(wen)(wen)件(jian)歷次(ci)修改稿(gao)等(deng)，各種稿(gao)本(ben)往往還會包(bao)括正(zheng)文(wen)(wen)(wen)、附(fu)件(jian)。在(zai)(zai)(zai)(zai)件(jian)內(nei)排(pai)序(xu)時(shi)要求正(zheng)文(wen)(wen)(wen)在(zai)(zai)(zai)(zai)前(qian)、附(fu)件(jian)在(zai)(zai)(zai)(zai)后(hou)，正(zheng)本(ben)在(zai)(zai)(zai)(zai)前(qian)、定(ding)稿(gao)在(zai)(zai)(zai)(zai)后(hou)，有(you)文(wen)(wen)(wen)件(jian)處(chu)理單或發(fa)(fa)文(wen)(wen)(wen)稿(gao)紙的，文(wen)(wen)(wen)件(jian)處(chu)理單在(zai)(zai)(zai)(zai)前(qian)、收(shou)文(wen)(wen)(wen)在(zai)(zai)(zai)(zai)后(hou)，正(zheng)本(ben)在(zai)(zai)(zai)(zai)前(qian)、發(fa)(fa)文(wen)(wen)(wen)稿(gao)紙和定(ding)稿(gao)在(zai)(zai)(zai)(zai)后(hou)。

　　組卷(juan)(juan)（以科技(ji)檔(dang)案為例）時，科研課題、建設(she)項(xiang)目、設(she)備儀器方(fang)面的科技(ji)文(wen)件一(yi)般按(an)(an)其(qi)課題、工程項(xiang)目、臺（套）等分(fen)(fen)別組卷(juan)(juan)，管理性科技(ji)文(wen)件應放入所針對的項(xiang)目文(wen)件中，按(an)(an)階段(duan)或分(fen)(fen)年(nian)度組卷(juan)(juan)。科技(ji)檔(dang)案卷(juan)(juan)內文(wen)件一(yi)般應文(wen)字材料在(zai)前、圖樣在(zai)后，案卷(juan)(juan)內管理性文(wen)件按(an)(an)問題結合時間（階段(duan)）或重(zhong)要(yao)程度排列。

　　02分類

　　分(fen)類(lei)指的(de)(de)是檔(dang)案歸類(lei)，即(ji)將(jiang)完成組(zu)件（卷(juan)）的(de)(de)檔(dang)案按照分(fen)類(lei)方(fang)案劃分(fen)、歸入(ru)相應的(de)(de)層次(ci)和(he)類(lei)別，揭示檔(dang)案內在(zai)聯系，使檔(dang)案形成一(yi)套(tao)有機(ji)體(ti)系。

　　文書檔案一(yi)般(ban)采(cai)用年(nian)(nian)度、機(ji)(ji)構(gou)(gou)（問(wen)題(ti)(ti)）、保管(guan)(guan)期限(xian)(xian)分(fen)(fen)類(lei)項進行復式分(fen)(fen)類(lei)，如：年(nian)(nian)度—機(ji)(ji)構(gou)(gou)（問(wen)題(ti)(ti)）—保管(guan)(guan)期限(xian)(xian)、年(nian)(nian)度—保管(guan)(guan)期限(xian)(xian)—機(ji)(ji)構(gou)(gou)（問(wen)題(ti)(ti)）、年(nian)(nian)度—保管(guan)(guan)期限(xian)(xian)等。規模(mo)較大或(huo)公文辦理程(cheng)序(xu)適于機(ji)(ji)構(gou)(gou)（問(wen)題(ti)(ti)）分(fen)(fen)類(lei)的立檔單(dan)位，一(yi)般(ban)采(cai)用年(nian)(nian)度—機(ji)(ji)構(gou)(gou)（問(wen)題(ti)(ti)）—保管(guan)(guan)期限(xian)(xian)、年(nian)(nian)度—保管(guan)(guan)期限(xian)(xian)—機(ji)(ji)構(gou)(gou)（問(wen)題(ti)(ti)）三級分(fen)(fen)類(lei)；規模(mo)較小或(huo)公文辦理程(cheng)序(xu)不(bu)適于按機(ji)(ji)構(gou)(gou)（問(wen)題(ti)(ti)）分(fen)(fen)類(lei)的立檔單(dan)位，可采(cai)用兩(liang)級分(fen)(fen)類(lei)，如：年(nian)(nian)度—保管(guan)(guan)期限(xian)(xian)分(fen)(fen)類(lei)法。

　　照片(pian)、錄音(yin)、錄像、實物檔(dang)案(an)分(fen)(fen)(fen)類(lei)(lei)(lei)方(fang)法與文書檔(dang)案(an)類(lei)(lei)(lei)似，但一般按照問題進行(xing)分(fen)(fen)(fen)類(lei)(lei)(lei)較為適宜(yi)，即照片(pian)、錄音(yin)、錄像檔(dang)案(an)按照問題或事(shi)由分(fen)(fen)(fen)類(lei)(lei)(lei)，實物檔(dang)案(an)按印章、題詞(ci)、獎牌、獎章、證書、公務禮品等問題分(fen)(fen)(fen)類(lei)(lei)(lei)。檔(dang)案(an)數(shu)量較少的，也(ye)可以(yi)不分(fen)(fen)(fen)問題，采用兩級分(fen)(fen)(fen)類(lei)(lei)(lei)。常見的分(fen)(fen)(fen)類(lei)(lei)(lei)方(fang)法包括：年度(du)—問題—保管(guan)期(qi)(qi)限、年度(du)—保管(guan)期(qi)(qi)限—問題、年度(du)—保管(guan)期(qi)(qi)限等。

　　03排列

　　排(pai)(pai)(pai)(pai)列是在分類(lei)(lei)(lei)方(fang)案(an)(an)最(zui)低(di)一(yi)(yi)(yi)級(ji)(ji)類(lei)(lei)(lei)目(mu)內(nei)，根據一(yi)(yi)(yi)定的(de)(de)方(fang)法確定檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)先后(hou)次(ci)序的(de)(de)過(guo)程。以件為單位(wei)(wei)整(zheng)(zheng)理的(de)(de)文書檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)在最(zui)低(di)一(yi)(yi)(yi)級(ji)(ji)類(lei)(lei)(lei)目(mu)內(nei)，按時(shi)間結合事(shi)由(you)排(pai)(pai)(pai)(pai)列，同一(yi)(yi)(yi)事(shi)由(you)的(de)(de)文件按照(zhao)(zhao)形成先后(hou)順(shun)序排(pai)(pai)(pai)(pai)列；以卷為單位(wei)(wei)整(zheng)(zheng)理的(de)(de)科(ke)技檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)，科(ke)研類(lei)(lei)(lei)、建(jian)設項目(mu)類(lei)(lei)(lei)檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)可按照(zhao)(zhao)課(ke)題研究、項目(mu)建(jian)設工作順(shun)序排(pai)(pai)(pai)(pai)列，設備儀器類(lei)(lei)(lei)檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)可按照(zhao)(zhao)立項、驗收(shou)、安裝(zhuang)、維護等(deng)過(guo)程排(pai)(pai)(pai)(pai)列；照(zhao)(zhao)片、錄音(yin)、錄像、實(shi)物檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)在最(zui)低(di)一(yi)(yi)(yi)級(ji)(ji)類(lei)(lei)(lei)目(mu)內(nei)按照(zhao)(zhao)時(shi)間排(pai)(pai)(pai)(pai)列即可。

　　04編號

　　宗(zong)(zong)號(hao)—檔(dang)(dang)案門(men)類(lei)代碼·年(nian)(nian)度(du)—機構（問題）—保管(guan)期(qi)限(xian)—件號(hao)。比如，Z109全(quan)宗(zong)(zong)文書(shu)類(lei)2019年(nian)(nian)永久檔(dang)(dang)案辦公室第(di)1件、Z109全(quan)宗(zong)(zong)照片(pian)類(lei)2019年(nian)(nian)永久檔(dang)(dang)案第(di)1專題第(di)1件，按照規(gui)則確定(ding)的(de)檔(dang)(dang)號(hao)為(wei)(wei)：Z109-WS·2019-Y-BGS-0001、Z109-ZP·2019-Y-001-0001。采用“年(nian)(nian)度(du)—保管(guan)期(qi)限(xian)”進行(xing)分類(lei)的(de)，其檔(dang)(dang)號(hao)結構為(wei)(wei)：全(quan)宗(zong)(zong)號(hao)—檔(dang)(dang)案門(men)類(lei)代碼·年(nian)(nian)度(du)—保管(guan)期(qi)限(xian)—件號(hao)。前(qian)例檔(dang)(dang)案，去掉機構（問題）分類(lei)要求(qiu)，按照本(ben)規(gui)則確定(ding)的(de)檔(dang)(dang)號(hao)為(wei)(wei)：Z109-WS·2019-Y-0001、Z109-ZP·2019-Y-0001。

　　以卷為單位整理的檔案(an)(an)(an)，其檔號(hao)(hao)結構為：全(quan)宗號(hao)(hao)—目(mu)錄號(hao)(hao)（類別號(hao)(hao)、項目(mu)號(hao)(hao)）—案(an)(an)(an)卷號(hao)(hao)—件(jian)、頁（張(zhang)）號(hao)(hao)，比如，Z109全(quan)宗科(ke)技檔案(an)(an)(an)科(ke)研項目(mu)第1項第1卷第3件(jian)、Z109全(quan)宗會計檔案(an)(an)(an)2019年度(du)第15卷第21件(jian)，按照本規則確定(ding)的檔號(hao)(hao)為：Z109-KJ·KY01-001-0003、Z109-KU·2019-015-0021。

　　05編目

　　編目(mu)(mu)就是編制(zhi)檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)目(mu)(mu)錄。以件(jian)(jian)(jian)為單位整理(li)檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)應編制(zhi)歸檔(dang)(dang)文件(jian)(jian)(jian)目(mu)(mu)錄，以卷(juan)(juan)(juan)(juan)為單位整理(li)檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)應編制(zhi)案(an)(an)(an)卷(juan)(juan)(juan)(juan)目(mu)(mu)錄和(he)卷(juan)(juan)(juan)(juan)內文件(jian)(jian)(jian)目(mu)(mu)錄。目(mu)(mu)錄編制(zhi)時(shi)應按照分類、排列的結果，依據(ju)(ju)檔(dang)(dang)號順序，逐卷(juan)(juan)(juan)(juan)，逐件(jian)(jian)(jian)開展。每一卷(juan)(juan)(juan)(juan)檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)、每一件(jian)(jian)(jian)檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)在(zai)目(mu)(mu)錄中(zhong)體現(xian)為一個條(tiao)目(mu)(mu)。在(zai)信息化條(tiao)件(jian)(jian)(jian)下，檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)目(mu)(mu)錄不僅僅體現(xian)為紙質目(mu)(mu)錄，同時(shi)也體現(xian)為電子(zi)目(mu)(mu)錄，既(ji)方便手工(gong)查閱(yue)、檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)交接，又(you)方便計算機檢索。需要注意的是，使(shi)用電子(zi)表格或者文字處理(li)軟件(jian)(jian)(jian)進(jin)行目(mu)(mu)錄編制(zhi)的，項(xiang)目(mu)(mu)內容應直(zhi)接輸入(ru)完(wan)成(cheng)，不加入(ru)空格、回車(che)，以免影響數(shu)據(ju)(ju)完(wan)整性(xing)，給(gei)數(shu)據(ju)(ju)檢索帶來麻煩。

　　雖然(ran)不同門(men)類(lei)檔(dang)案(an)(an)整理(li)(li)(li)的一般要求基本相同，但(dan)在具體要求上(shang)存在一定差異，尤其是(shi)采用(yong)不同整理(li)(li)(li)方(fang)(fang)式時差異就更為(wei)明(ming)顯。為(wei)解(jie)決此問題，《規定》提出(chu)了“卷(juan)(juan)件融合”新思路，從(cong)整理(li)(li)(li)思路、檔(dang)案(an)(an)管(guan)理(li)(li)(li)、檔(dang)號編制、目錄(lu)編制上(shang)將卷(juan)(juan)、件整理(li)(li)(li)方(fang)(fang)法逐步統一起(qi)來(lai)，實現檔(dang)案(an)(an)資源的融合管(guan)理(li)(li)(li)。